Guide
Arkiv och externt lager för företag – så gör du det billigt och tryggt
Uppdaterad
Att lagra pärmar och säsongsvaror på dyra kontors- eller butikskvadratmeter är en av de mest förbisedda kostnaderna i ett litet företag. Ett externt förråd kostar en bråkdel – men bara om det sköts strukturerat.
- Lästid
- 8 minuter
- Nivå
- Företag
- Pris från
- 995 kr/mån
Räkna på vad lokalytan kostar
Central lokalyta i Karlstad kostar väsentligt mer per kvadratmeter och år än ett förråd. Om ni har fyra kvadratmeter pärmar och mässmaterial i lokalen betalar ni butikspris för arkivyta.
Jämför hyran per kvadratmeter i er lokal med 995 kr i månaden för 4 m² förråd, så blir kalkylen tydlig snabbt. Hela prislistan finns på priser.
Exempel: konsultföretag med tre pärmhyllor
Ett konsultbolag med tre hyllmeter pärmar i ett kontor på Tage Erlandergatan betalar ofta flera hundra kronor i månaden bara för den ytan, räknat på kvadratmeterhyra. Ett 1–2 m² förråd löser samma behov till en bråkdel av kostnaden.
Exempel: butik med säsongslager
En butik som byter skyltfönster och sortiment mellan säsonger behöver ofta plats för det som inte visas just nu. Ett externt lager nära Karlstad centrum gör att omställningen tar minuter i stället för att belamra personalutrymmet.
Bokföring och arkivering
Räkenskapsinformation ska enligt bokföringslagen bevaras i sju år efter räkenskapsårets slut, i ordnat skick och på ett betryggande sätt. Det ställer krav på både ordning och miljö: torrt, jämn temperatur och skydd mot obehöriga.
Läs mer hos Bokföringsnämnden om vad som gäller för just er verksamhet innan ni bestämmer vad som ska sparas fysiskt.
Vad räknas som räkenskapsinformation
Verifikationer, huvudbok, kontoplan, systemdokumentation och avtal som styrker affärshändelser räknas som räkenskapsinformation. Mycket av detta går att spara digitalt, men originalkvitton och avtal förvaras ofta ändå fysiskt av försiktighetsskäl.
Miljökrav på förvaringsutrymmet
Ett förråd som är torrt, uppvärmt och skyddat mot obehörigt tillträde uppfyller kravet på "betryggande sätt" bättre än en fuktig källare eller ett kallt garage. Larm och kameraövervakning är ett extra plus vid en eventuell revision.
Håll ordning i arkivet
Ett arkiv utan struktur är samma sak som inget arkiv, oavsett hur bra förrådsstorlek ni valt:
- En kartong per räkenskapsår, märkt med år och innehåll
- Placera årets kartong ytterst, äldsta längst in
- Håll en digital innehållsförteckning som fler än en person kan nå
- Gallra ett år varje gång ni lägger till ett nytt
Gallringsrutin varje bokslut
Sätt en fast rutin: när ett nytt räkenskapsår packas in, kontrollera samtidigt om det äldsta året i förrådet passerat sjuårsgränsen och kan gallras. Då växer inte arkivet obegränsat och ni slipper hyra större yta i onödan.
Varulager och mässmaterial i samma förråd
Ska ni kombinera arkiv med säsongsvaror eller mässmaterial, håll dem fysiskt åtskilda i förrådet, till exempel arkiv på ena kortsidan och varor på den andra, så slipper ni leta bland pärmar för att nå en produktlåda.
Säkerhet och tillgång
Anläggningen är larmad och kameraövervakad, varje passage loggas och bara ni har tagg och kod. Ni når förrådet alla dagar Alla dagar 06:00–22:00, vilket räcker för de flesta verksamheter utan att någon behöver låsa upp åt er.
Fler detaljer om avtal, fakturering och uppsägning finns på så fungerar det och på vår sida för företag.
Flera medarbetare med tillgång
Ni kan koppla flera taggar till samma förråd så att fler i teamet kommer åt arkivet eller lagret utan att dela på en enda nyckel. Passagen loggas per tagg, vilket ger spårbarhet om något efterfrågas i efterhand.
Vad ni bör dokumentera vid en revision
Ha gärna en enkel innehållsförteckning tillgänglig digitalt, med lista över vilka räkenskapsår och vilken typ av material som finns i förrådet. Vid en eventuell revision eller Skatteverkets kontroll går det då snabbt att visa var underlagen finns och att de förvaras enligt kravet på ordnat och betryggande skick.
Kom igång med företagsförrådet
Att komma i gång tar samma tid oavsett om ni ska förvara ett arkiv eller ett helt varulager. Ni bokar storlek utifrån dagens behov, flyttar in samma dag om ytan är ledig och justerar storlek när verksamheten växer eller krymper.
Har ni redan idag pärmar eller lagerhyllor som tar plats i kontoret, räkna igenom vad den ytan faktiskt kostar per år innan ni bestämmer er – för de flesta företag i Karlstad är svaret att ett externt förråd betalar sig inom några månader. Jämför gärna med hur privatpersoner räknar i vår guide om förrådsstorlek, principen är densamma.
Vanliga frågor
- Hur länge måste bokföring sparas?
- Sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen. Kontrollera vad som gäller er specifika verksamhet med er redovisningskonsult, då vissa handlingar kan ha längre sparkrav.
- Kan ni fakturera företaget?
- Ja, företagskunder faktureras månadsvis med specificerad moms, vilket gör bokföringen av förrådskostnaden enkel att hantera löpande.
- Hur stort förråd behöver ett litet företag?
- Ett rent arkiv klarar sig ofta på 1–2 m². Ska varulager eller mässmaterial in är [4 m²](/forrad/4-kvm) vanligast. Många växer efter hand och byter storlek utan extra kostnad.
- Går det att förvara varuprover och lagerartiklar, inte bara pärmar?
- Ja, så länge det inte rör sig om brandfarligt eller lättfördärvligt gods. Kläder, elektronik, byggmaterial och kontorsmaterial är vanliga exempel på vad företag lagrar hos oss utöver arkiv.
- Behöver vi teckna en särskild försäkring för företagets gods?
- Kontrollera med ert försäkringsbolag om er befintliga företagsförsäkring täcker gods i externt förråd, och till vilket belopp. Villkoren skiljer sig mellan bolag, särskilt för dyrare varulager eller elektronik.
- Kan vi säga upp förrådet med kort varsel om verksamheten flyttar?
- Ja, det finns ingen bindningstid och avtalet löper ut vid nästkommande månadsskifte efter uppsägning. Det gör det enkelt att skala upp eller ner lagerbehovet i takt med att verksamheten förändras.
Redo att hyra förråd i Karlstad?
Boka online på två minuter och flytta in ofta redan samma dag. Ingen bindningstid och halva priset första månaden för nya kunder.