Guide
Arkiv och externt lager för företag – så gör du det billigt och tryggt
Uppdaterad
Pärmar och säsongsvaror kan ta yta som behövs för arbete eller försäljning. Jämför kostnaden för den ytan med ett externt förråd och transporterna dit. Med en inventarielista och tydlig placering får ni ett konkret underlag för att bedöma alternativen.
- Lästid
- 8 minuter
- Nivå
- Företag
- Pris 4 m²
- 995 kr/mån
Räkna på vad lokalytan kostar
Räkna på den yta pärmar och mässmaterial tar i er egen lokal. Använd er aktuella hyra och jämför samma förvaringsperiod, så att både lokalens kostnad och förrådets månadshyra framgår innan ni väljer.
Jämför hyran per kvadratmeter i er lokal med 995 kr i månaden för 4 m² förråd, så blir kalkylen tydlig snabbt. Hela prislistan finns på priser.
Räkna på arkivets yta
Mät era pärmhyllor och kartonger och räkna på den yta de tar i den egna lokalen. Jämför sedan er faktiska lokalkostnad med månadshyran för ett 1–2 m² förråd, inklusive transport och de förvaringskrav handlingarna har. Då bygger kalkylen på era uppgifter, inte ett antaget kundexempel.
Exempel: butik med säsongslager
En butik som byter skyltfönster och sortiment mellan säsonger behöver ofta plats för det som inte visas just nu. Ett externt lager nära Karlstad centrum kan vara ett alternativ att jämföra med personalutrymmet. Planera transport, märkning och placering utifrån det material ni faktiskt ska hantera.
Bokföring och arkivering
Kontrollera aktuella bevarandekrav hos Bokföringsnämnden eller er redovisningskonsult. Bedöm också handlingarnas krav på förvaring; uppvärmning är inte ett intyg om arkivlämplighet.
Läs mer hos Bokföringsnämnden om vad som gäller för just er verksamhet innan ni bestämmer vad som ska sparas fysiskt.
Vad räknas som räkenskapsinformation
Verifikationer, huvudbok, kontoplan, systemdokumentation och avtal som styrker affärshändelser räknas som räkenskapsinformation. Mycket av detta går att spara digitalt, men originalkvitton och avtal förvaras ofta ändå fysiskt av försiktighetsskäl.
Miljökrav på förvaringsutrymmet
Bedöm förvaringen utifrån de krav som gäller era handlingar. Hos oss finns uppvärmda inomhusförråd, kameraövervakning, personlig portkod och loggad passering. Det är inte en garanti för att alla arkivkrav är uppfyllda; kontrollera material, försäkring och eventuella klimatkrav med er rådgivare.
Håll ordning i arkivet
Ett arkiv utan struktur är samma sak som inget arkiv, oavsett hur bra förrådsstorlek ni valt:
- En kartong per räkenskapsår, märkt med år och innehåll
- Placera årets kartong ytterst, äldsta längst in
- Håll en digital innehållsförteckning som fler än en person kan nå
- Gallra ett år varje gång ni lägger till ett nytt
Gallringsrutin varje bokslut
Sätt en fast rutin: när ett nytt räkenskapsår packas in, kontrollera samtidigt om det äldsta året i förrådet passerat sjuårsgränsen och kan gallras. Då växer inte arkivet obegränsat och ni slipper hyra större yta i onödan.
Varulager och mässmaterial i samma förråd
Ska ni kombinera arkiv med säsongsvaror eller mässmaterial, håll dem fysiskt åtskilda i förrådet, till exempel arkiv på ena kortsidan och varor på den andra, så slipper ni leta bland pärmar för att nå en produktlåda.
Säkerhet och tillgång
Anläggningen är kameraövervakad och varje passage loggas. Ni använder personlig portkod till entrén och eget hänglås på förrådet. Tillträde gäller Alla dagar 06.00–22.00; planera hämtningar och leveranser inom de tiderna.
Fler detaljer om avtal, fakturering och uppsägning finns på så fungerar det och på vår sida för företag.
Planera ansvar och åtkomst
Bestäm vem som ansvarar för arkivets innehåll och håll en gemensam inventarielista uppdaterad. Portkoden är personlig och förrådet låses med eget hänglås. Behöver fler medarbetare hantera materialet, stäm av åtkomst och villkor med kundtjänsten innan ni planerar upplägget.
Vad ni bör dokumentera vid en revision
Ha gärna en enkel innehållsförteckning tillgänglig digitalt, med lista över vilka räkenskapsår och vilken typ av material som finns i förrådet. Vid en eventuell revision eller Skatteverkets kontroll går det då snabbt att visa var underlagen finns och att de förvaras enligt kravet på ordnat och betryggande skick.
Kom igång med företagsförrådet
Börja med en lista över arkiv, varor och annat som ska förvaras. Skicka en bokningsförfrågan med önskad storlek och startdatum, så återkommer vi med besked om tillgång och möjlig inflyttning. Byte av storlek kan ske i mån av tillgång; planera det med kundtjänsten när behovet ändras.
Har ni pärmar eller lagerhyllor på kontoret, räkna på den verkliga lokalkostnaden, förrådshyran och hanteringen innan ni bestämmer er. En eventuell besparing beror på era förutsättningar. Jämför gärna metoden i vår guide om förrådsstorlek, där mått och innehåll är utgångspunkten.
Vanliga frågor
- Hur länge måste bokföring sparas?
- Sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen. Kontrollera vad som gäller er specifika verksamhet med er redovisningskonsult, då vissa handlingar kan ha längre sparkrav.
- Kan ni fakturera företaget?
- Kontakta kundtjänsten om fakturering och vilket underlag som kan lämnas. Stäm av redovisningen med företagets rådgivare och läs betalningsvillkoren innan avtal tecknas.
- Hur stort förråd behöver ett litet företag?
- Ett mindre arkiv kan jämföras med 1–2 m², medan [4 m²](/forrad/4-kvm) kan vara värt att bedöma för varulager eller mässmaterial. Mät kartonger och hyllor och räkna in åtkomstytan. Byte kan ske i mån av tillgång; fråga om pris och villkor först.
- Går det att förvara varuprover och lagerartiklar, inte bara pärmar?
- Varuprover, kontorsmaterial och lagerartiklar kan vara exempel att diskutera när ni beskriver behovet. Brandfarligt eller lättfördärvligt gods hör inte hemma i förrådet. Kontrollera alltid reglerna för det ni vill lagra innan ni flyttar in.
- Behöver vi teckna en särskild försäkring för företagets gods?
- Kontrollera med ert försäkringsbolag om er befintliga företagsförsäkring täcker gods i externt förråd, och till vilket belopp. Villkoren skiljer sig mellan bolag, särskilt för dyrare varulager eller elektronik.
- Kan vi säga upp förrådet med kort varsel om verksamheten flyttar?
- Du hyr månadsvis utan bindningstid. Kontakta kundtjänsten om uppsägning och kontrollera avtalets villkor innan ni planerar en utflytt. Då kan ni samordna tömning, transport och slutdatum utan att utgå från ett obekräftat uppsägningsdatum.
Redo att hyra förråd i Karlstad?
Skicka en bokningsförfrågan med önskad storlek och startdatum, så återkommer vi med besked. Du hyr månadsvis utan bindningstid och utan startavgift.